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ZUGFeRD vs. XRechnung: Welcher E-Rechnungsstandard ist der richtige für Ihr Unternehmen?

Jens Lewald • • 2 Minuten

Die zwei Gesichter der E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht 2025 stehen deutsche Unternehmen vor einer wichtigen Entscheidung: Welcher technische Standard soll für die elektronische Rechnungsstellung verwendet werden? Die beiden Hauptformate ZUGFeRD und XRechnung haben unterschiedliche Stärken und Einsatzgebiete.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Diese Lösung bietet das Beste aus beiden Welten:

  • Menschenlesbar: Die PDF-Datei kann wie gewohnt geöffnet und gelesen werden
  • Maschinenlesbar: Die XML-Daten ermöglichen automatische Verarbeitung
  • Kompatibel: Funktioniert auch mit älteren Systemen ohne spezielle E-Rechnungs-Software
ZUGFeRD 2.3.3 ist seit dem 15. Mai 2025 rechtswirksam und entspricht der europäischen Norm EN 16931.

Was ist XRechnung?

Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Ihre Eigenschaften:

  • Rein strukturiert: Ausschließlich maschinenlesbare XML-Daten
  • Effizient: Kleinere Dateigröße durch Verzicht auf PDF-Komponente
  • Standardisiert: Einheitliches Format für die Verwaltung
  • Automatisierungsfreundlich: Ideal für vollautomatisierte Buchhaltungsprozesse

Der große Vergleich: ZUGFeRD vs. XRechnung

Vorteile von ZUGFeRD:

  • Benutzerfreundlich: PDF-Ansicht für menschliche Lesbarkeit
  • Hybride Lösung: Sowohl für automatisierte als auch manuelle Prozesse geeignet
  • Akzeptanz: Bessere Akzeptanz bei Geschäftspartnern ohne E-Rechnungs-Infrastruktur
  • Flexibilität: Verschiedene Profile (Basic, Comfort, Extended) verfügbar

Vorteile von XRechnung:

  • Kompakt: Geringere Dateigrößen
  • Schnell: Optimiert für automatische Verarbeitung
  • Standardisiert: Einheitlicher Standard für öffentliche Auftraggeber
  • Zukunftssicher: Basis für weitere Entwicklungen

Wann sollten Sie welches Format wählen?

ZUGFeRD ist ideal für:

  • Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
  • Geschäftsbeziehungen mit unterschiedlich digitalisierten Partnern
  • Unternehmen mit gemischten manuellen und automatisierten Prozessen
  • Branchen mit hohem Dokumentationsaufwand

XRechnung eignet sich für:

  • Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern
  • Vollautomatisierte Buchhaltungsprozesse
  • Große Unternehmen mit fortgeschrittener ERP-Infrastruktur
  • Hohe Transaktionsvolumen

Technische Anforderungen

Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und sind seit 2025 rechtlich gleichwertig. Wichtige technische Details:

  • ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei
  • XRechnung: Reines XML nach CII-Standard (Cross Industry Invoice)
  • Validierung: Beide Formate müssen validiert werden
  • Archive: GoBD-konforme Archivierung erforderlich

Praktische Umsetzung

Die meisten modernen ERP- und Buchhaltungssysteme unterstützen mittlerweile beide Formate. Bei der Auswahl sollten Sie folgende Faktoren berücksichtigen:

  1. Ihre Zielgruppe: Wer erhält Ihre Rechnungen?
  2. Ihre IT-Infrastruktur: Welche Systeme nutzen Sie?
  3. Ihre Prozesse: Wie automatisiert ist Ihre Buchhaltung?
  4. Ihre Branche: Gibt es branchenspezifische Anforderungen?

Fazit: Beide Wege führen zum Ziel

Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung sind zukunftssichere Lösungen für die E-Rechnungspflicht. Die Wahl hängt von Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen ab. Viele Unternehmen entscheiden sich für ZUGFeRD als Einstiegsformat und erweitern später um XRechnung-Funktionalität für spezielle Anwendungsfälle.

Quellen: