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Was muss alles auf einer gültigen Rechnung stehen? Der komplette Leitfaden für 2025

Jens Lewald • • 3 Minuten

Die ordnungsgemäße Rechnungsstellung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Mit den neuen Regelungen zur E-Rechnung ab 2025 haben sich die Anforderungen weiter verschärft. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles über die 15 Pflichtangaben, die auf einer gültigen Rechnung stehen müssen.

Die 15 Pflichtangaben auf einer ordnungsgemäßen Rechnung

Eine rechtsgültige Rechnung muss nach § 14 UStG folgende Pflichtangaben enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift

Erforderlich sind:

  • Der vollständige Name des Leistenden und des Leistungsempfängers
  • Die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers

Ausnahme: Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen kann auf Name und Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden.

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss eine Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten. Nur eine der beiden Angaben ist zwingend erforderlich.

3. Ausstellungsdatum

Das Ausstellungsdatum ist unverzichtbar und muss von dem Datum der Lieferung oder Leistungserbringung unterschieden werden.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

Auf der Rechnung muss eine fortlaufende Nummer vermerkt sein. Als Rechnungsnummern sind nicht nur Ziffern, sondern auch Kombinationen mit Buchstaben zulässig (z.B. B-007-KR-2025).

5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände

Der gelieferte Gegenstand bzw. die ausgeführte Leistung sind so zu bezeichnen, dass eine eindeutige Identifizierung hergestellt werden kann. Sammelbezeichnungen sind zulässig, allgemeine Bezeichnungen reichen jedoch nicht aus.

6. Liefer- oder Leistungszeitpunkt

Vorgeschrieben ist die Angabe des Liefer- bzw. Leistungszeitpunkts. Als Zeitpunkt ist die Angabe des Monats ausreichend.

7. Entgelt (Nettobetrag)

Das Entgelt für die Lieferung oder Leistung muss klar ausgewiesen werden.

8. Steuerbetrag

Der anzuwendende Steuerbetrag muss einzeln aufgeführt sein.

9. Steuersatz oder Steuerbefreiung

Der jeweilige Steuersatz oder der Grund für eine Steuerbefreiung muss angegeben werden.

10. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen

Skonti, Boni oder Rabatte müssen auf der Rechnung aufgeführt werden. Eine Angabe wie "3% Skonto bei Zahlung bis..." ist ausreichend.

11-15. Weitere spezifische Angaben

Je nach Art der Leistung können weitere Angaben erforderlich sein, wie:

  • Hinweise auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
  • Währungsangaben bei Fremdwährung
  • Spezielle Kennzeichnungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
  • Angaben zu Anzahlungen
  • Besondere Regelungen bei Kleinunternehmern

Neue Regelungen für E-Rechnungen ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Bestimmungen für elektronische Rechnungen in Deutschland:

Empfangspflicht für alle Unternehmen

Alle inländischen Unternehmen sind seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese müssen in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.

Übergangsfristen für die Ausstellung

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen:

  • Bis Ende 2027: Papierrechnungen und PDFs können noch versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt
  • Ab 2028: Nur noch strukturierte elektronische Formate sind zulässig

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Ausnahmen gelten für:

  • Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG
  • B2C-Geschäfte (mit Zustimmung des Empfängers)

Besonderheiten bei Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen mit einem Betrag bis zu 250 Euro (brutto) gelten vereinfachte Regeln:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers können entfallen
  • Keine fortlaufende Nummerierung erforderlich
  • Angabe des Gesamtrechnungsbetrags und Steuersatzes ausreichend
  • Bei verschiedenen Steuersätzen müssen diese getrennt aufgeführt werden

Technische Anforderungen für E-Rechnungen

E-Rechnungen müssen in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten erstellt werden:

Akzeptierte Formate

  • XRechnung: Der deutsche Standard für E-Rechnungen
  • ZUGFeRD: Hybrid-Format mit PDF und strukturierten Daten
  • EN 16931: Europäischer Standard für E-Rechnungen

Nicht akzeptierte Formate

Diese Formate gelten nicht als E-Rechnungen:

  • PDF-Dateien ohne strukturierte Daten
  • Bilddateien (JPG, PNG, etc.)
  • Papierrechnungen
  • Einfache E-Mails ohne strukturierte Daten

Praktische Tipps für die Umsetzung

Für Unternehmen, die Rechnungen empfangen

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme strukturierte E-Rechnungen verarbeiten können
  • Nutzen Sie Tools wie den ELSTER Quba-Viewer zum Betrachten von E-Rechnungen
  • Implementieren Sie eine revisionssichere Archivierung

Für Unternehmen, die Rechnungen ausstellen

  • Investieren Sie frühzeitig in E-Rechnungs-Software
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Formaten
  • Nutzen Sie die Übergangsfristen bis 2027/2028 für die schrittweise Umstellung

Rechtliche Konsequenzen bei fehlerhaften Rechnungen

Rechnungen mit fehlenden oder fehlerhaften Pflichtangaben können zu folgenden Problemen führen:

  • Kein Vorsteuerabzug für den Empfänger möglich
  • Nachfragen der Finanzbehörden
  • Verzögerungen bei der Zahlung
  • Rechtliche Unsicherheiten bei Geschäftstransaktionen

Checkliste: Ihre Rechnung auf einen Blick

Prüfen Sie vor dem Versand Ihrer Rechnung:

✓ Vollständige Angaben vorhanden?

  • Name und Anschrift beider Parteien
  • Steuernummer oder USt-IdNr.
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Beschreibung der Leistung
  • Liefer-/Leistungsdatum
  • Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz

Fazit und Ausblick

Die ordnungsgemäße Rechnungsstellung wird durch die E-Rechnungspflicht ab 2025 komplexer, bietet aber auch Chancen für effizientere Prozesse. Unternehmen sollten die Übergangsfristen nutzen, um ihre Systeme anzupassen und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

Die 15 Pflichtangaben bleiben auch bei E-Rechnungen bestehen, werden aber durch technische Anforderungen an die Datenstruktur ergänzt. Wer frühzeitig handelt und sich professionell beraten lässt, ist gut auf die Zukunft vorbereitet.

Quellen:

Stand der Informationen: Januar 2025. Aufgrund der sich entwickelnden Rechtslage empfehlen wir, sich bei konkreten Fragen an einen Steuerberater zu wenden.