E-Rechnung Software-Lösungen 2025: ERP-Integration, Kosten und Anbieter im Überblick

Jens Lewald • 20.06.2025 • 3 Minuten

Die richtige Software für Ihre E-Rechnungspflicht: Ein Marktüberblick

Mit der E-Rechnungspflicht 2025 stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre IT-Systeme anzupassen oder zu erweitern. Der Markt bietet mittlerweile über 50 verschiedene Lösungen – von einfachen Cloud-Services bis hin zu komplexen ERP-Integrationen. Dieser Artikel hilft Ihnen bei der Auswahl der passenden Software.

Marktüberblick: 50+ zertifizierte Lösungen verfügbar

Der Verband elektronische Rechnung (VeR) hat einen wichtigen Meilenstein erreicht: Über 50 Lösungen für die E-Rechnungspflicht sind mittlerweile verfügbar und zertifiziert. Diese Vielfalt bietet Unternehmen jeder Größe passende Optionen.

Der VeR führt ein kontinuierlich gepflegtes Lösungsverzeichnis unter www.verband-e-rechnung.org/loesungen mit detaillierten Informationen zu Anbietern, Funktionen und Kostenstrukturen.

Software-Kategorien im Überblick

1. All-in-One Cloud-Lösungen

Zielgruppe: Kleine bis mittlere Unternehmen (KMU)
Vorteile: Schnelle Implementierung, keine IT-Infrastruktur erforderlich
Kosten: 15-50 Euro pro Monat

Features: E-Rechnungserstellung und -empfang, automatische Validierung, Cloud-Archivierung
Bekannte Anbieter: easybill, sevdesk, Lexware Office
Implementierungszeit: 1-2 Wochen

2. ERP-integrierte Lösungen

Zielgruppe: Mittlere bis große Unternehmen mit bestehenden ERP-Systemen
Vorteile: Nahtlose Integration, automatisierte Workflows
Kosten: 100-500 Euro pro Monat plus Einrichtung

Features: Direkte ERP-Anbindung, Workflow-Automatisierung, Multi-Format-Unterstützung
Bekannte Anbieter: SEEBURGER, DATEV, JTL-Software
Implementierungszeit: 4-12 Wochen

3. Enterprise-Plattformen

Zielgruppe: Großunternehmen und Konzerne
Vorteile: Hochvolumen-Verarbeitung, komplexe Workflows
Kosten: Ab 1.000 Euro pro Monat

Features: Peppol-Netzwerk, EDI-Integration, umfassendes Reporting
Bekannte Anbieter: Edicom, B2Brouter, projectfacts
Implementierungszeit: 3-6 Monate

ERP-Integration: Der Schlüssel zur Effizienz

Die Integration in bestehende ERP-Systeme ist entscheidend für den Erfolg der E-Rechnungsumstellung. Dabei gibt es verschiedene Ansätze:

Native Integration

Vorteile: Perfekte Systemharmonie, keine Datenbrüche
Nachteile: Begrenzte Auswahl, möglicherweise höhere Kosten
Beispiele: SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365, JTL-ERP

API-basierte Anbindung

Vorteile: Flexibilität bei der Anbieterwahl, modularer Aufbau
Nachteile: Höherer Konfigurationsaufwand
Beispiele: REST-APIs, EDI-Schnittstellen, Webservices

File-Transfer-Lösungen

Vorteile: Einfache Implementierung, kostengünstig
Nachteile: Manuelle Prozesse erforderlich
Beispiele: SFTP-Upload, E-Mail-basierte Übertragung

Kosten-Nutzen-Analyse: Was kostet die Umstellung?

Einmalige Kosten:

Software-Setup: 500-5.000 Euro je nach Komplexität
Schulungen: 200-1.000 Euro pro Mitarbeiter
Beratung: 1.000-10.000 Euro für Implementierung
System-Integration: 2.000-20.000 Euro für ERP-Anbindung

Laufende Kosten:

Software-Lizenz: 15-1.000 Euro pro Monat
Support: 10-20% der Lizenzkosten
Archivierung: 5-15 Euro pro Monat
Transaktionsgebühren: 0,10-0,50 Euro pro E-Rechnung

Einsparungspotential:

Porto und Druck: 1-3 Euro pro Rechnung
Bearbeitungszeit: 5-15 Minuten pro Rechnung
Archivierungskosten: 0,50-2 Euro pro Rechnung
Fehlerreduzierung: 80-90% weniger manuelle Fehler

Auswahlkriterien: So finden Sie die richtige Lösung

Technische Anforderungen

Format-Unterstützung: ZUGFeRD 2.x und XRechnung
Übertragungswege: E-Mail, Peppol, SFTP, API
Validierung: Automatische Prüfung der E-Rechnungen
Archivierung: GoBD-konforme Langzeitarchivierung

Geschäftliche Anforderungen

Skalierbarkeit: Wachstum mit steigenden Transaktionsvolumen
Benutzerfreundlichkeit: Einfache Bedienung für alle Mitarbeiter
Support: Deutschsprachiger Kundensupport
Compliance: Automatische Updates bei Gesetzesänderungen

Implementierung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Phase 1: Vorbereitung (2-4 Wochen)

Ist-Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse
Anforderungsdefinition und Anbieterauswahl
Vertragsverhandlung und Projektplanung

Phase 2: Setup (3-8 Wochen)

Software-Installation und Konfiguration
ERP-Integration und Schnittstellentests
Mitarbeiterschulungen und Dokumentation

Phase 3: Go-Live (1-2 Wochen)

Pilotbetrieb mit ausgewählten Kunden
Produktiver Start und Monitoring
Optimierung und Feinjustierung

Praxistipps für die erfolgreiche Umsetzung

Do's:

Frühzeitig planen: Nutzen Sie die Übergangsfristen
Mitarbeiter einbeziehen: Schulungen sind entscheidend
Testen vor Go-Live: Umfassende Tests vermeiden Probleme
Support sicherstellen: Planen Sie ausreichend Support ein

Don'ts:

Nicht überstürzen: Hastige Entscheidungen führen zu Problemen
Keine Insellösung: Denken Sie an die ERP-Integration
Support ignorieren: Vernachlässigen Sie nicht den laufenden Support
Compliance vergessen: Achten Sie auf gesetzliche Anforderungen

Fazit: Investition in die digitale Zukunft

Die Auswahl der richtigen E-Rechnungs-Software ist eine strategische Entscheidung, die weit über die reine Compliance hinausgeht. Mit der passenden Lösung können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse revolutionieren, Kosten senken und die Effizienz steigern. Die Vielfalt der verfügbaren Lösungen ermöglicht es jedem Unternehmen, die optimale Software für seine spezifischen Anforderungen zu finden.