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E-Rechnung für Kleinunternehmer: Übergangsfristen, Ausnahmen und praktische Tipps 2025

Jens Lewald • • 2 Minuten

Kleinunternehmer und E-Rechnung: Was sich 2025 wirklich ändert

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur Großunternehmen – auch Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler müssen sich auf die neuen Regelungen einstellen. Doch es gibt gute Nachrichten: Für Kleinunternehmer gelten besondere Ausnahmen und Übergangsfristen, die den Umstieg erheblich erleichtern.

Die wichtigste Nachricht zuerst: Kleinunternehmer sind teilweise befreit

Das Jahressteuergesetz 2024 (JStG 2024) bringt eine wichtige Erleichterung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG:

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit – müssen aber E-Rechnungen empfangen können.

Das bedeutet konkret:

  • Empfangen: Seit 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
  • Versenden: Kleinunternehmer dürfen weiterhin klassische PDF-Rechnungen versenden
  • Wahlrecht: Kleinunternehmer können freiwillig auf E-Rechnungen umstellen, um von den Vorteilen zu profitieren

Was gilt für alle anderen Unternehmen? Die Übergangsfristen im Detail

Für Unternehmen, die nicht als Kleinunternehmer gelten, gibt es gestaffelte Übergangsfristen:

Sofort ab 1. Januar 2025:

  • Empfangspflicht: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
  • Keine Ausnahmen: Diese Pflicht gilt ohne Übergangsfristen

Für die Ausstellungspflicht gelten Übergangsfristen:

  • 2025-2026: Übergangszeit mit Papier- und PDF-Rechnungen möglich
  • 2027: Schrittweise Einführung der Ausstellungspflicht
  • Ab 2028: Vollständige E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen (außer Kleinunternehmern)

Wichtige Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Auch nach 2028 gibt es bestimmte Bereiche, die von der E-Rechnungspflicht ausgenommen bleiben:

  • Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen unter 250 Euro (z.B. Parktickets, Busfahrkarten)
  • Fahrausweise: Tickets für öffentliche Verkehrsmittel
  • B2C-Geschäfte: Rechnungen an Privatverbraucher sind nicht betroffen
  • Kleinunternehmer: Dauerhafte Befreiung von der Ausstellungspflicht

Praktische Schritte für Kleinunternehmer

Schritt 1: E-Rechnungen empfangen können (SOFORT erforderlich)

Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Dafür benötigen Sie:

  • Software-Lösung: Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Import
  • E-Mail-Setup: Sichere E-Mail-Kommunikation für den Empfang
  • Archivierung: GoBD-konforme Aufbewahrung der E-Rechnungen

Schritt 2: Entscheidung treffen (optional)

Überlegen Sie, ob Sie freiwillig auf E-Rechnungen umstellen möchten:

  • Vorteile: Automatisierung, Kosteneinsparungen, bessere Nachverfolgung
  • Nachteile: Einmalige Einrichtungskosten, Schulungsaufwand
  • Empfehlung: Testen Sie E-Rechnungen zunächst mit wenigen Kunden

Software-Lösungen für Kleinunternehmer

Viele Anbieter haben spezielle Lösungen für Kleinunternehmer entwickelt:

Empfohlene Features:

  • Hybrid-Funktionalität: Sowohl klassische PDFs als auch E-Rechnungen erstellen
  • Einfache Bedienung: Keine komplexe Einrichtung erforderlich
  • Automatischer Import: E-Rechnungen automatisch in die Buchhaltung übernehmen
  • Cloud-Archivierung: Sichere, GoBD-konforme Aufbewahrung

Kosten im Überblick:

  • Basis-Lösungen: 10-30 Euro pro Monat
  • Professionelle Software: 30-100 Euro pro Monat
  • Enterprise-Lösungen: Ab 100 Euro pro Monat

Häufige Fragen von Kleinunternehmern

Muss ich sofort umstellen?

Nein, als Kleinunternehmer können Sie weiterhin PDF-Rechnungen versenden. Sie müssen nur E-Rechnungen empfangen können.

Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?

Sobald Sie nicht mehr als Kleinunternehmer gelten, unterliegen Sie den normalen E-Rechnungspflichten mit den entsprechenden Übergangsfristen.

Kann ich zwischen PDF und E-Rechnung wechseln?

Ja, als Kleinunternehmer haben Sie die freie Wahl des Rechnungsformats – Sie können beide Formate parallel nutzen.

Checkliste für Kleinunternehmer

  1. Sofort erledigen: Software für E-Rechnungsempfang einrichten
  2. Geschäftspartner informieren: Mitteilung über E-Rechnungs-Empfangsmöglichkeit
  3. Prozesse testen: Probelauf mit E-Rechnungsempfang
  4. Entscheidung treffen: Freiwilliger Umstieg auf E-Rechnungsversand?
  5. Schulung planen: Team auf neue Prozesse vorbereiten

Fazit: Entspannt in die E-Rechnungs-Zukunft

Kleinunternehmer haben es deutlich einfacher als andere Unternehmen. Die Befreiung von der Ausstellungspflicht gibt Ihnen Zeit und Flexibilität, sich schrittweise an die neue Technologie zu gewöhnen. Nutzen Sie diese Chance, um die Vorteile der Digitalisierung in Ihrem eigenen Tempo zu erkunden.

Quellen: